隨著現代科技的發展，檔案數字化的普及，關於電子檔案是否可以取代紙質檔案的討論喧囂不止。本文就目前電子檔案與紙質檔案各自的優劣勢進行探討，思考兩者長期並存的可能性與發展趨勢。

紙質檔案是以紙張為媒介記錄信息的檔案，它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。

1、原始性。檔案具有原始性，這是檔案和其它文獻的根本區別所在，而紙質檔案完美體現了檔案這一本質特征。

2、安全性。紙質檔案相對於電子檔案來說，不管是保密安全性還是保證信息的真實安全性，都更勝一籌。紙質檔案形成後，原件中的內容和形成的特征不會發生變化，保證了檔案信息的真實安全性。在保密方麵紙質檔案更容易保守秘密，隻要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到，且是保守檔案的秘密信息。另外，紙質檔案相對電子檔案來說，如果保管妥善的話其保存時間更長。

3、利用的直接性。紙質檔案的利用，無需借助任何輔助手段，隻要拿到檔案文件，即可直接利用，使紙質檔案和利用者之間沒有任何障礙。

4、憑證作用。紙質檔案是以符合證據性要求而產生並得以保存的，它的真實性是作為憑證作用的根本原因所在。

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲於特定介質（如磁帶、磁盤、光盤）上的檔案。作為高新技術的產物，電子檔案具有獨特的信息可變性、信息共享性、信息複用性、信息傳遞快捷性等特點。

1、信息可變性。電子檔案由計算機進行處理，省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，節省了檔案整理的時間和人員投入。同時電子檔案的可操作性非常強，使用者可以通過計算機操作，將電子檔案進行分類、統計、打印......將這些檔案信息靈活運用，讓它們為自己的各種需求服務。

2、信息共享性和便捷性。電子檔案可以不限時間、地點、空間，實現線上共享，打破了紙質檔案信息共享的局限。一方麵方便使用者對檔案文件進行查看，另一方麵也方便了管理者對檔案資料的管理。

3、信息的複用性。對電子檔案的重複利用不會損壞檔案信息內容，這就使檔案的可利用性大幅增加，有效提高了辦公效率。這也是紙質檔案無法實現的。

圖片來源於東方神马久久麻豆视频

1、電子檔案與紙質檔案同步歸檔

由於電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，在電子檔案歸檔保存時，可以對同一類容的紙質檔案一並保存，紙質檔案具備的長久保存和真實可靠的優勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優越性能。這就決定了紙質檔案和電子檔案必須共存，並且同步發展和管理。

2、在檔案管理中為二者建立緊密的聯係

電子檔案和紙質檔案相結合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯係。

在檔案的日常管理中，管理人員應該對視情況對部分需要持久，保存且對人們生活和工作有著重要影響和意義的部分進行電子掃描，將其轉化為電子文件，以供日後便捷查閱；同樣，對珍貴的電子檔案，應在將其科學保存的同時轉化一套紙質檔案，避免日後出現由於不穩地造成的檔案損壞。

圖片來源於網絡

總而言之，信息化時代，檔案管理人員應該看清時代變化的趨勢，科學分析電子檔案和紙質檔案各自的優勢和區別，不要盲目追求潮流，舍棄傳統的紙質檔案的優勢。而是應該將電子檔案和紙質檔案有機的結合起來，全麵綜合的對二者進行管理。

東方神马久久麻豆视频檔案管理有限公司，立足檔案行業16餘年，在紙質檔案保存與電子檔案保存方麵有著豐富的實戰經驗。全國範圍內擁有總麵積18萬平方的國家標準紙質檔案存放基地，為紙質檔案的安全保管、延長其壽命保駕護航。同時為滿足檔案管理者對於紙質檔案與電子檔案共存共用的需求，自主研發的電子檔案管理係統以及智慧型檔案館（室）綜合解決方案，為管理者提供線上線下綜合管理服務，做到線下紙質檔案與線上電子檔案同步歸檔保存與使用，並在係統中將二者緊密聯係起來，發揮出兩者獨有的優勢與價值，將檔案變成“會說話”的數據。為檔案管理者解決檔案管理方麵的難題，並極大程度的提升檔案的使用價值，提高工作效率。

撥打服務熱線：400-801-8050

與東方神马久久麻豆视频一起

探討電子檔案與紙質檔案共存的解決方案