社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生了巨大的變化。其文件管理在係統中，文件的起草、簽發、提醒、歸檔等操作在計算機和通訊線路中進行。這樣，檔案的前身必然是機讀文檔的形式，所以檔案自然是以機讀的形式存在的。 ，這些文件的使用與紙質載體文件的使用有很大不同。這一變化表明檔案管理員將麵臨更多以磁盤為載體的機器可讀文件。大多數信息搜索者關心信息的內容，這些信息可能來自不同的機器可讀形式的檔案。全麵、係統地提供這些檔案信息是檔案工作者的職責。抓緊時間提供有價值的檔案信息。必須有一個選擇過程，使文件信息的機器可讀形式具有係統性、真實性和價值，以便用戶獲得更完善的服務。由此看來，檔案信息的數字化是檔案利用發展的必然趨勢。

1、現代社會發展管理軟件缺乏統一性。

檔案部門使用的計算機型號和規格各不相同。各自開發的軟件不能互通，也沒有適用於文獻檢索和檔案信息管理的計算機管理軟件係統。因為不能互調，所以不能使用計算機。為完成信息管理工作，信息編輯結果無法快速發布，製約了電子文件信息化進程。

2、檔案管理基礎工作的規範化、規範化水平有待提高。

檔案信息電子化管理的前提是基礎工作的規範化和規範化。但由於曆史原因，館藏檔案業務基礎薄弱。檔案質量不高，尤其是各種檔案的描述規則兼容性不強，係統軟件可移植性差；檔案自動化工作沒有統一的標準，隻針對某個圖書館或某個專業係統，無法全麵實施和推廣。標準，這也限製了檔案信息工作的數字化。

3.檔案管理技術標準和組織工作程序標準沒有考慮計算機信息處理技術的特點和發展。越來越多的歸檔“文檔”是磁盤和 CD。現行的檔案組織、分類方法、描述標準及相關規定已不能完全適應。

4.檔案信息管理人員素質有待提高。

實現檔案信息數字化。首先要有現代人，管理人員要有較高的知識水平和先進的技術，不能隻滿足於普通的電腦操作。許多檔案部門缺乏現代高科技人才。其中，檔案與信息處理複合型人才更是稀缺。大多數檔案人員現代技術水平較低。甚至還有現代文盲。盡管引進了現代設備，但仍不能充分發揮其作用，更談不上檔案信息的數字化。