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文件管理也稱為文件工作。 這是直接管理檔案實體和檔案信息並提供使用服務的檔案（室）的各種業務任務的總稱，也是國家檔案館業務中最基本的部分。
收集、分類、保留、評估、創建統計數據、提供和使用檔案的活動。 包括：收集檔案、整理檔案、識別檔案價值、保存檔案、編目和檢索檔案、檔案統計、編輯和檢查檔案（見編輯檔案文件）、提供和使用檔案。這 8項工作的劃分隻是相對穩定而不是肯對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為複雜的係統，故也有按多層次進行劃分的方法。其首層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子係統，各子係統又下分若幹層次小係統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編製目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、複製、谘詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理係統及其子係統在運行中都形成反饋機製。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理係統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，並有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理係統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互製約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。
